【採用担当者必見】スカウトメールの返信率が劇的に上がる！5つの秘訣

スカウトメールの効果を最大化するためには、ただ送るだけではなく、しっかりとポイントを押さえた内容にすることが大切です。

転職を考える人が増えている今、企業としてはタイミングよくアプローチをかけることが重要です。

スカウトメールはその第一歩。

これをうまく活用することで、優秀な人材と出会えるチャンスが広がります。

この記事では、返信率が高いスカウトメールを作成するための5つのポイントをお伝えします。

自社の求める人材にリーチできるよう、メール作成のコツや実際に使える例文もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

スカウトメールとは

スカウトメールとは、企業が転職を希望する人材に対して送る採用活動の一環としてのメールです。

スカウトメールには、転職支援サービスで自動的に送られるものや、採用担当者が個別に送るもの、さらには転職エージェントが送るものなど、さまざまな種類があります。

また、最近では勉強会やイベントなど、企業が運営するコミュニティやSNSを活用したスカウトも増えています。

スカウトメールが有効な理由・送信するメリット

メリット1：転職意向を把握したうえでアプローチできる

スカウトメールは、転職希望者の意向を把握した上で送ることができるため、送信内容に工夫を加えることが可能です。

転職支援サービスでは、登録者の転職希望時期や意向の強さを知ることができるため、その情報に基づいて適切なアプローチができます。

また、SNSを通じて転職意向を読み取ることもでき、相手の状況に合わせた内容で送ることが可能です。

転職意向が高い人には具体的なアクションを促し、まだ転職を考えていない人には自社を知ってもらうことから始めると効果的です。

メリット2：自社の情報をしっかり伝えられる

スカウトメールは、採用ページや自社のWebサイトに誘導することができるため、詳細な情報を提供できます。

メール本文は簡潔でわかりやすくまとめつつ、興味を持ってもらえるよう誘導先をしっかり記載しましょう。

興味を持った人が次のステップへ進みやすくなります。

メリット3：相手の都合の良いタイミングで見てもらえる

電話でのアプローチでは相手の都合を考慮するのが難しいため、繋がる確率が低くなることがあります。

しかし、スカウトメールは相手が自分のペースで確認できるため、前向きな姿勢で見てもらいやすいです。

メールをきっかけに興味を持った人とその後のコミュニケーションを進めるのが効果的です。

スカウトメールの種類・送信する媒体例

スカウトメールの種類や送信する媒体について、目的別に使い分けることで、より効果的にターゲットとなる求職者にアプローチできます。

以下に代表的なスカウトメールの種類や送信媒体の例を挙げてみます。

求職者が現在在職中であることを考慮して、その人のスキルや経験に適したポジションを提案しましょう。

特に「今後の成長を見込んで採用したい」という意図を伝える場合には、柔軟性や将来的なキャリアパスを強調することが重要です。

目的別のスカウトメール

募集の段階や職種に応じたアプローチ

募集ポジションの要件に応じて、スカウトメールの内容をカスタマイズします。

例えば、スキルが低くても成長性を重視する場合は、その点を強調したメールを送信し、逆に特定のスキルや経験が求められる場合は、明確にその条件に合致する求職者をターゲットにします。

一斉送信と個別対応

幅広い層にアプローチする場合は、一斉送信を行い、多くの求職者をターゲットにします。

しかし、特定のポジションを埋めたい場合や、求職者の条件が特定されている場合には、個別にカスタマイズされたメールを送信することで、より高い効果が期待できます。

スカウトメールを送信する媒体

最近では、企業が独自にスカウト先をリストアップし、転職支援サービス以外でも直接アプローチするケースが増えています。

LinkedInや自社の採用ページなどを利用することで、スカウトメールがより効果的に届くこともあります。

どの方法を選ぶにせよ、求職者のライフスタイルやキャリアに合わせた内容を盛り込むことが大切です。

また、企業文化や仕事環境をしっかり伝え、相手が魅力を感じる要素を前面に出すと良いでしょう。

スカウトメールの返信率についての目安

1. 大量配信
   一斉送信のスカウトメールでは、対象が広範囲に及ぶため、返信率は低くなることが多いです。
   この場合、一般的に1%以下となりがちです。
   内容が一律であり、個別にアプローチできていないため、反応が薄くなります。

2. 目を引くタイトルや個別アプローチ
   メールのタイトルや本文が目を引くものだったり、個別にカスタマイズされている場合、返信率は10%に達することもあります。
   ターゲットの関心やニーズに合わせて、パーソナライズされた内容を提供することが効果的です。

3. 独自のつながりを利用したアプローチ
   既存のつながりやコミュニティに対して送るスカウトメールは、返信率が低いことがありますが、その分、返信があった場合は自社に親和性の高い候補者である可能性があります。
   このようなアプローチは、転職を前提としていない人々へのアプローチであるため、即座に反応を得るのは難しいかもしれません。

返信率が低くても有効な理由

長期的な情報提供

転職支援サービスに登録している求職者の中には、現時点で積極的に転職を考えていない人も多くいます。

こうした人々は、将来的に転職する際に備えて情報を収集していることが多いため、定期的なメール配信によって、自社を「将来の選択肢」として記憶してもらうことが可能です。

転職のタイミングを狙う

メールを定期的に送ることで、求職者が転職を考えるタイミングでコンタクトを取れる可能性が高まります。

即時的な返信がなくても、後々の転職を促すきっかけとなる場合があります。

このように、スカウトメールの返信率は必ずしも短期的な成功を意味するものではなく、長期的なアプローチが効果を持つケースも多いです。

成功するスカウトメールを作成する3つのポイント

成功するスカウトメールを作成するための3つのポイントを紹介します。

1. パーソナライズと具体性を持たせる

スカウトメールが成功するためには、受け取った相手が「自分に向けて書かれたメールだ」と感じることが大切です。

これは、単に名前を入れるだけでは不十分で、受け取る相手のスキルや経歴に基づいて具体的な言及をすることが求められます。

例えば、彼らの経験やスキルがどのように自社のポジションにマッチしているのか、どのような成長が期待できるのかを明確に伝えることが効果的です。

2. 目を引く件名と冒頭の一文

スカウトメールが読まれるかどうかは、件名と最初の数行で決まることが多いです。

忙しい中で受信トレイに届く大量のメールの中から目を引くためには、件名で興味を引き、冒頭文でその関心を維持する必要があります。

件名はシンプルでありながら、相手にとってのメリットや関心を引くように設定しましょう。

3. 明確な行動喚起（CTA）を含める

スカウトメールを送る目的は、相手に行動を起こしてもらうことです。

返信をもらいたいのであれば、相手に何をしてほしいのかを明確に伝えることが重要です。

「ご興味があればご連絡ください」といった曖昧な表現ではなく、具体的な次のステップを提案しましょう。

これらのポイントを押さえることで、スカウトメールが相手に届きやすく、返信を得やすくなります。

ターゲットを意識した内容、目を引く件名、そして具体的な行動喚起が効果的です。

返信率を高めるスカウトメールの例文 

ここでは実際のメール文面例を見ていきます。

これまでご紹介したポイントを踏まえてご覧いただくとわかりやすいでしょう。

例文1: 経験を活かせるポジションへのアプローチ

例文2: 将来性にフォーカスしたアプローチ

例文3: 特定のプロジェクトや業界の魅力を伝える

これらの例文では、相手の経験やスキルに基づいた具体的な内容を伝えるとともに、返信を求める行動喚起（CTA）を明確にしています。

相手が自分に対しての関心を感じ、具体的なアクションを起こしやすいような工夫がされています。

スカウトメールを送信する際の3つの注意点

スカウトメールを送信する際の3つの注意点を以下に整理しました。

これらを守ることで、返信率や関心を引きやすくなります。

注意点1．開封につながる「タイトル」をつける

タイトルはメールの「入り口」です。

目を引く、関心を引き立てる言葉を使い、受け手が開封したくなるような工夫をしましょう。

例えば、【スカウト限定情報】や【あなたにぴったりのキャリア】など、相手が興味を持ちやすい言葉を使うと良いです。

また、簡潔でありながらも具体的な内容を予感させるタイトルが効果的です。

注意点2．求職者目線のアプローチをする

自社の魅力を伝えるのも大切ですが、求職者が自分にとってどう役立つかを重視することが大切です。

求職者が自分のキャリアにとってメリットがあると感じられるようにアプローチしましょう。

たとえば、「〇〇さんの〇〇の経験を活かして、さらなるキャリアアップが実現できます」といった具体的な利点を伝えると、相手は前向きに考えやすくなります。

注意点3．対象者に訴求意図が伝わるようにする

スカウトメールは、対象者に対して「このメールは自分のために送られた」と感じてもらえるように作成することが重要です。

あくまで個別対応を意識し、スクリーニングした条件に基づいた内容を盛り込みましょう。

一斉配信であっても、相手が自分に向けた内容だと感じるような工夫を加えることで、反応を得やすくなります。

例えば、「あなたの〇〇のスキルを活かしたポジションがございます」といったように、相手の特徴に合わせたメッセージを心がけましょう。

これらの注意点を踏まえたスカウトメールを送信することで、返信率が向上し、より効果的なアプローチが可能となります。